Uma decisão anual que quase ninguém revisa
Todo ano, no primeiro trimestre, milhares de empresas brasileiras confirmam tacitamente o regime tributário do exercício. Confirmam por inércia: era o regime do ano passado, continua sendo o deste ano. Ninguém refez a conta.
O problema é que a empresa do ano passado não é a mesma. O faturamento mudou, a composição de custos mudou, a folha mudou, o mix de produtos mudou, o perfil de clientes mudou. E cada uma dessas variáveis desloca o ponto em que um regime deixa de ser melhor que o outro.
A comparação entre Simples Nacional, lucro presumido e lucro real não é uma questão de porte, é uma questão de estrutura. Existem empresas de dois milhões de faturamento em que o lucro real vence, e empresas de trinta milhões em que o presumido é claramente superior. Quem decide por regra de bolso decide errado com frequência estatisticamente relevante.
O que cada regime é, em uma frase
Simples Nacional unifica tributos federais, estaduais e municipais em uma guia única, com alíquota que cresce por faixa de receita e varia conforme o anexo aplicável à atividade. Tem limite de receita bruta anual definido em lei complementar, com sublimite estadual que afeta o recolhimento de ICMS e ISS.
Lucro presumido calcula IRPJ e CSLL sobre uma base presumida, um percentual fixo aplicado sobre a receita bruta, que varia por atividade. PIS e Cofins são cumulativos, com alíquota menor e sem direito a crédito.
Lucro real calcula IRPJ e CSLL sobre o lucro efetivamente apurado na contabilidade, com ajustes previstos em lei. PIS e Cofins são não cumulativos, com alíquota maior e direito a crédito sobre insumos.
Essa última diferença é a mais mal compreendida. No presumido, a empresa paga menos de PIS e Cofins nominalmente, mas não aproveita nada. No real, paga mais nominalmente e desconta créditos. Qual dos dois é melhor depende inteiramente de quanto a empresa compra de terceiros, e não do tamanho dela.
A primeira variável: margem
No lucro presumido, IRPJ e CSLL incidem sobre um percentual fixo da receita, independentemente de a empresa ter lucrado ou não. É a característica que define o regime: paga-se sobre lucro presumido, não sobre lucro real.
Isso cria uma regra clara. Se a margem efetiva da empresa é maior que o percentual de presunção, o presumido tende a favorecer, porque a empresa é tributada sobre menos do que realmente ganhou. Se a margem efetiva é menor, ocorre o inverso: paga-se imposto sobre lucro que não existiu.
O caso extremo torna isso evidente. Uma empresa de serviços que teve prejuízo no ano continua recolhendo IRPJ e CSLL sobre 32% da receita, se estiver no presumido. No lucro real, com prejuízo apurado, não haveria IRPJ e CSLL a pagar, e o prejuízo ainda poderia ser compensado em exercícios futuros, dentro dos limites legais.
Empresas com margem apertada, sazonalidade forte ou histórico de resultados irregulares deveriam simular o real todos os anos. Muitas não simulam porque acreditam que o real é caro, complexo e reservado a grandes empresas, três premissas que a contabilidade moderna já não sustenta.
A segunda variável: quanto se compra de terceiros
Aqui entra a diferença entre PIS e Cofins cumulativos e não cumulativos, que costuma pesar mais do que IRPJ e CSLL na conta final de empresas comerciais e industriais.
No regime cumulativo, próprio do presumido, a alíquota conjunta é menor, e não há crédito. No não cumulativo, próprio do real, a alíquota conjunta é significativamente maior, mas há crédito sobre insumos, energia elétrica, aluguéis pagos a pessoa jurídica, depreciação e outros itens previstos em lei, com o conceito de insumo interpretado pelo Superior Tribunal de Justiça a partir dos critérios de essencialidade e relevância para a atividade.
A consequência prática é aritmética: quanto maior a proporção de custos com terceiros tributados, mais o não cumulativo se paga. Uma indústria que compra 60% da receita em insumos costuma se beneficiar. Um prestador de serviços cujo principal custo é folha, que não gera crédito, costuma ser prejudicado.
É exatamente por isso que existem empresas grandes no presumido e empresas médias no real. O critério não é o porte.
A terceira variável: folha de pagamento e o fator R
No Simples Nacional, várias atividades de serviço podem ser tributadas pelo Anexo III ou pelo Anexo V, e a diferença entre eles é relevante, o Anexo V tem carga sensivelmente maior nas faixas iniciais.
O que define qual anexo se aplica é o fator R: a relação entre a folha de pagamento dos últimos doze meses, incluindo encargos e pró-labore, e a receita bruta do mesmo período. Atingido o percentual previsto em lei, aplica-se o anexo mais favorável.
Isso transforma uma decisão de gestão de pessoas em uma decisão tributária. Empresas que operam próximas do limite precisam acompanhar o indicador mês a mês, e não descobrir no fechamento do ano que ficaram meio ponto percentual abaixo.
Há aqui uma armadilha frequente: o pró-labore. Sócios que retiram o mínimo possível a título de pró-labore, buscando reduzir a contribuição previdenciária, podem estar derrubando o fator R e migrando a empresa inteira para um anexo mais caro. O que se economiza de um lado se perde, multiplicado, do outro.
A variável esquecida: quem é o seu cliente
Existe um critério que raramente entra na conta e que passará a ser decisivo com a reforma tributária: o perfil do comprador.
Quando a empresa vende para consumidor final, o tributo pago é custo, ponto final. Quando vende para outra empresa que aproveita crédito, parte do tributo destacado se converte em crédito para o comprador, o que altera a competitividade relativa entre fornecedores de regimes diferentes.
É por isso que empresas do Simples Nacional que vendem para grandes clientes por vezes enfrentam resistência comercial: transferem menos crédito. A legislação da reforma prevê justamente a possibilidade de o optante recolher CBS e IBS fora do Simples para resolver esse ponto, o que introduz uma decisão nova no planejamento.
Empresas que vendem majoritariamente para outras empresas precisam, portanto, simular não apenas a própria carga, mas o efeito da sua escolha de regime sobre o custo do cliente. Essa é uma conversa comercial disfarçada de conversa tributária.
O roteiro da simulação
Uma simulação séria não é uma planilha de alíquotas: é a projeção da empresa sob três conjuntos de regras. O roteiro que utilizamos segue seis passos.
1. Projetar receita. Não a do ano passado: a esperada, com sazonalidade, mix de produtos e serviços e separação por atividade quando houver mais de uma.
2. Levantar a composição de custos. Quanto é folha, quanto é insumo tributado, quanto é despesa que gera crédito no não cumulativo, quanto é despesa sem crédito.
3. Apurar a margem efetiva e compará-la com os percentuais de presunção aplicáveis à atividade.
4. Calcular o fator R, quando o Simples estiver em análise, e verificar a distância até o limite.
5. Rodar os três cenários com os mesmos números, incluindo todos os tributos: IRPJ, CSLL, PIS, Cofins, ICMS ou ISS, contribuição previdenciária patronal, item que costuma ser esquecido e que é justamente onde o Simples se destaca, por substituí-la na guia unificada.
6. Testar a sensibilidade. O que acontece se o faturamento cair 20%? E se subir 30%? O regime escolhido continua sendo o melhor? Regime que só vence no cenário otimista é uma aposta, não uma decisão.
Os erros mais comuns
Comparar só o imposto sobre o lucro. IRPJ e CSLL são a parte visível. PIS, Cofins e contribuição previdenciária patronal frequentemente pesam mais e decidem a comparação.
Esquecer a folha na conta do Simples. O Simples substitui a contribuição patronal na maior parte dos anexos. Comparar regimes sem incluir esse efeito distorce completamente o resultado para empresas com muitos empregados.
Ignorar a segregação de atividades. Empresas que exercem atividades com tratamentos distintos podem se beneficiar de estruturas separadas, desde que a separação corresponda a uma realidade operacional, com estrutura, contratos e faturamento próprios. Separação apenas formal é simulação e gera autuação com multa qualificada.
Decidir em dezembro. A opção pelo regime tem prazo e efeito anual. Simulação feita no último dia útil é feita sem tempo de implementar qualquer ajuste que a conclusão recomendaria.
Não revisar depois. A empresa muda ao longo do ano. Um contrato grande, uma contratação relevante, uma mudança de mix, qualquer um desses eventos pode alterar a resposta para o ano seguinte.
Uma situação hipotética
Uma empresa de instalação e manutenção de sistemas elétricos fatura oito milhões por ano. A folha representa 34% da receita; materiais aplicados, 22%; o restante é margem e despesas administrativas.
No Simples, com fator R acima do limite, seria tributada pelo anexo mais favorável, com a vantagem adicional de substituir a contribuição patronal, relevante, dada a folha alta. No presumido, IRPJ e CSLL incidiriam sobre percentual fixo da receita, e PIS e Cofins seriam cumulativos, sem crédito sobre os 22% de materiais. No real, haveria crédito sobre materiais e outras despesas, com alíquota maior de PIS e Cofins e tributação sobre o lucro efetivo.
A resposta depende da margem real e do quanto das despesas gera crédito. E é exatamente por isso que ela não pode ser dada de véspera: precisa de números, não de experiência prévia com empresas parecidas.
Situação hipotética, criada para ilustrar o raciocínio. Não se refere a caso concreto.
O que muda com a reforma tributária
A escolha de regime não desaparece, mas se transforma. O Simples permanece, com a decisão adicional sobre recolher CBS e IBS por dentro ou por fora dele. A distinção entre cumulativo e não cumulativo de PIS e Cofins perde sentido, porque esses tributos são extintos e substituídos por um sistema em que o crédito é amplo para todos.
IRPJ e CSLL continuam existindo, com presumido e real, o que mantém integralmente relevante a análise de margem descrita aqui.
O efeito líquido é que, durante a transição, a simulação precisa ser feita sob duas lógicas simultâneas: o regime atual e o que virá. Empresas que se acostumarem a fazer essa conta anualmente atravessarão os próximos anos com decisões informadas. As que continuarem confirmando o regime por inércia farão, por sete anos seguidos, a mesma aposta que fizeram no ano passado, sem saber se ela ainda é a correta.