Dois mecanismos, uma mesma lógica
Monofásico e substituição tributária resolvem o mesmo problema do fisco: fiscalizar uma cadeia longa é caro. Se existem cinco mil farmácias vendendo um medicamento, é mais eficiente cobrar o tributo de toda a cadeia no laboratório que o fabricou do que fiscalizar cinco mil pontos de venda.
O regime monofásico faz isso com PIS e Cofins: concentra a tributação no fabricante ou importador, com alíquotas majoradas, e reduz a zero a alíquota das etapas seguintes. A substituição tributária faz o equivalente com o ICMS: um contribuinte da cadeia recolhe antecipadamente o imposto que seria devido nas operações subsequentes, calculado sobre uma base presumida.
Em ambos, a consequência para quem está no meio ou no fim da cadeia é a mesma: aquele tributo já foi pago. Cobrar de novo é cobrar duas vezes.
E é exatamente isso que acontece, com frequência, em empresas cujo cadastro de produtos não reflete essa distinção.
Onde o monofásico se aplica
A legislação concentra a tributação de PIS e Cofins em setores específicos, definidos por lei: combustíveis, produtos farmacêuticos, produtos de perfumaria e higiene pessoal, bebidas frias, veículos, pneus e autopeças, entre outros.
Para o revendedor desses produtos, a alíquota de PIS e Cofins sobre a receita de revenda é zero. Não é isenção discricionária nem benefício a ser pleiteado: é o desenho do regime.
O erro ocorre quando o sistema da empresa trata toda a receita de forma homogênea. Um distribuidor que vende itens monofásicos e itens de tributação normal, sem separação no cadastro, acaba aplicando a tributação normal sobre tudo.
Há um agravante para empresas optantes pelo Simples Nacional. A legislação permite a segregação das receitas de venda de produtos monofásicos, para que a parcela correspondente a PIS e Cofins seja desconsiderada no cálculo da guia unificada. Empresas que não fazem essa segregação recolhem, dentro do Simples, tributo que não seria devido, e esse é um dos achados mais recorrentes em revisões de comércio varejista e atacadista.
Onde a substituição tributária costuma falhar
Na substituição tributária de ICMS, o imposto das etapas seguintes é calculado sobre uma base presumida, uma estimativa do preço final ao consumidor, definida por margem de valor agregado, preço tabelado ou pesquisa.
O problema aparece quando a venda efetiva ocorre por valor inferior ao presumido. Nesse caso, o imposto recolhido antecipadamente foi maior que o devido, e há entendimento consolidado sobre o direito à restituição da diferença.
Duas outras situações também geram valores a recuperar. A primeira é a aplicação de substituição a produtos que não estão no rol previsto, enquadramento incorreto por semelhança de descrição. A segunda são as operações interestaduais, em que a existência e as condições do regime variam conforme convênios e protocolos entre estados, e nem sempre o sistema da empresa reflete essa variação.
Em todos esses casos, o valor não aparece como pagamento indevido em nenhum relatório. Ele está diluído no custo de aquisição, o que significa que a empresa o percebe como preço de mercadoria, e não como tributo pago a mais.
Por que o erro passa despercebido por anos
Três razões explicam a longevidade desse tipo de erro.
A primeira é que ele não gera divergência aparente. A empresa recolhe a mais, entrega as obrigações acessórias corretamente do ponto de vista formal, e nada é apontado. O fisco não notifica contribuinte que paga além do devido.
A segunda é que o cadastro de produtos raramente é revisado. Ele é montado quando o sistema é implantado, cresce por acréscimo à medida que novos itens entram e é herdado por sucessivas equipes sem que ninguém audite os parâmetros originais.
A terceira é que a apuração mensal tem prazo. A equipe fiscal entrega o que precisa ser entregue, no dia em que precisa ser entregue. Revisar classificação de mil itens não cabe no calendário de ninguém, a menos que alguém seja contratado especificamente para isso.
Como se faz a revisão
O trabalho é essencialmente de cruzamento de dados, e segue quatro etapas.
1. Extrair o cadastro completo de produtos, com código interno, descrição, NCM, CEST e os parâmetros fiscais aplicados em cada um.
2. Confrontar com a legislação vigente para cada código, identificando itens sujeitos a monofásico, a substituição tributária ou a tratamentos específicos, e itens em que o parâmetro aplicado não corresponde ao enquadramento correto.
3. Cruzar com as notas de entrada e saída do período, para quantificar o volume de receita afetada e calcular a diferença efetivamente recolhida a maior.
4. Corrigir o cadastro e documentar a fundamentação de cada alteração, para que a mudança de tratamento seja sustentável perante uma eventual fiscalização.
A quarta etapa é a que separa trabalho técnico de improviso. Alterar parâmetro fiscal sem fundamentação registrada é criar um risco novo enquanto se corrige um antigo.
O cadastro de produtos como ativo
Vale uma mudança de perspectiva. Em empresas de comércio e indústria, o cadastro de produtos não é um registro administrativo: é o mecanismo que determina quanto de tributo a empresa paga em cada venda.
Um cadastro com dois mil itens e parâmetros fiscais incorretos em 15% deles produz erro em 15% das operações, todos os dias, indefinidamente. Nenhuma tese jurídica sofisticada compensa esse tipo de vazamento.
Empresas que tratam o cadastro com o rigor que ele merece adotam rotinas simples: responsável definido pela inclusão de novos itens, conferência de NCM na entrada de produto novo, revisão periódica dos itens de maior volume e registro da fundamentação de cada classificação.
É trabalho pouco glamoroso e de retorno alto, características que costumam andar juntas em matéria tributária.
Uma situação hipotética
Uma rede de farmácias com dez lojas apura tributos pelo lucro presumido. Seu mix inclui medicamentos, em boa parte sujeitos ao regime monofásico ,, produtos de higiene e perfumaria, com tratamento próprio, e itens de conveniência, com tributação normal.
O sistema, implantado anos antes, aplica o mesmo parâmetro de PIS e Cofins a todos os itens. O resultado é a tributação de receitas cuja alíquota deveria ser zero.
A correção envolveria revisar o cadastro item a item, quantificar a diferença dos últimos cinco anos e ajustar a apuração dali em diante. Em operações com esse perfil, o efeito recorrente da correção prospectiva costuma ser mais relevante do que o valor recuperado do passado, e é o que mais raramente entra na conversa.
Situação hipotética, criada para ilustrar o raciocínio. Não se refere a caso concreto.
O que a reforma tributária muda aqui
A substituição tributária, tal como existe hoje, perde sentido no modelo de CBS e IBS, em que o crédito é amplo e a tributação ocorre no destino. O mesmo vale para o regime monofásico de PIS e Cofins, tributos que serão extintos.
Isso não torna o assunto irrelevante, torna-o urgente, por dois motivos. O primeiro é que o prazo de cinco anos para recuperar o pago a maior continua correndo durante toda a transição, e o direito não desaparece porque o tributo foi extinto.
O segundo é que a transição exige, de qualquer forma, revisão completa do cadastro de produtos, já que os novos tributos têm sua própria lógica de classificação e de crédito. Fazer essa revisão olhando também para trás aproveita o mesmo trabalho para dois fins.
Empresas que vão precisar mexer no cadastro de qualquer maneira farão bem em não separar as duas tarefas.
Os setores em que isso mais aparece
Alguns segmentos concentram a maior parte dos achados, e vale saber se o seu está entre eles.
Farmácias e distribuidoras de medicamentos. Mix amplo, com itens monofásicos, itens de higiene e perfumaria com tratamento próprio e itens de conveniência com tributação normal. É o setor em que a ausência de segregação produz maior distorção.
Autopeças e concessionárias. Cadastros com milhares de itens, muitos deles sujeitos a tratamento específico, com fornecedores que informam classificações divergentes para produtos equivalentes.
Distribuidoras de bebidas. Regime próprio, substituição tributária em várias unidades da federação e operações interestaduais frequentes.
Postos de combustíveis. Tributação concentrada e regras específicas por produto.
Supermercados e atacadistas. Talvez o caso mais complexo, por reunir simultaneamente itens de todos os regimes anteriores em um único cadastro, normalmente com dezenas de milhares de códigos.
Empresas desses setores que nunca passaram por revisão de cadastro têm probabilidade alta de encontrar algo, não por descuido particular, mas pela natureza do problema.
O custo de não fazer nada
Vale dimensionar o efeito do adiamento, porque ele é silencioso e composto.
Suponha uma empresa que recolhe mensalmente valor indevido correspondente a uma fração pequena da receita. Como o erro é estrutural, ele se repete todos os meses. Ao fim de um ano, o acumulado já é relevante; ao fim de cinco, é significativo, e, a cada mês que passa, o mês mais antigo sai da janela de recuperação.
Ou seja: quem adia perde nas duas pontas. Continua pagando a mais para frente e perde o direito de recuperar para trás.
Há ainda o efeito competitivo, menos evidente. Se um concorrente do mesmo setor fez a revisão e você não, ele opera com custo tributário menor sobre os mesmos produtos. Essa diferença aparece no preço, e nenhuma eficiência operacional compensa um vazamento tributário estrutural.
É por isso que a revisão de cadastro costuma ser o primeiro trabalho recomendado a empresas de comércio e distribuição, antes de qualquer tese sofisticada, antes de qualquer planejamento. É onde o dinheiro está, e é o que se resolve com método.
Por onde começar
O diagnóstico inicial é barato e responde a três perguntas: quantos itens existem no cadastro, quantos deles pertencem a setores sujeitos a monofásico ou substituição, e qual parâmetro fiscal está efetivamente aplicado a cada um.
Com essas respostas, é possível estimar a ordem de grandeza antes de contratar qualquer trabalho de recuperação, o que permite decidir com informação, e não com base em promessa de percentual.
E vale a recomendação que fecha qualquer trabalho sério nessa área: corrija o presente primeiro. Recuperar o passado é um projeto; parar de pagar a mais é uma decisão que produz efeito no próximo dia 20.